町会・自治会の総会の書面開催について

町会・自治会の総会の書面開催について

町会・自治会会員が一同に集まることなく、「委任状による議決」や「書面表決による議決」により総会を開催することも可能ですので、その方法をご紹介いたします。

委任状の活用について

　町会・自治会員から委任状の提出を受け、役員等少人数で開催する方法です。

面表決について

　総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

書面表決の進め方(一例)

書面表決の進め方の一例をご紹介しますのでご参考にしてください。

1. 「総会（書面表決）のお知らせ」「総会資料（議案）」「書面表決書」を会員に配布する
2. 会員より「書面表決書」を提出してもらう
   （※）書面表決書は封書に入れるなど個人情報に注意を払う。
3. 書面表決書を集計する
   （※）日時を設定し、立会人のもと、役員などで開封作業を行う。（透明性が必要）
4. 結果を会員にお知らせする

書面表決に関する書式例を作成しましたので、適宜修正してご活用ください。

【書式例】

　総会のお知らせ [Wordファイル／17KB]

　総会のお知らせ [PDFファイル／72KB]

　総会のお知らせ（記入例） [PDFファイル／92KB]

　総会議事録 [Wordファイル／17KB]

　総会議事録[PDFファイル／59KB]

　総会議事録（記入例） [PDFファイル／87KB]

　結果報告 [Wordファイル／21KB]

　結果報告[PDFファイル／51KB]

　結果報告（記入例）[PDFファイル／81KB]